Sie haben eine neue Fachkraft gefunden und freuen sich schon auf die Zusammenarbeit? Herzlichen Glückwunsch! Bedenken Sie allerdings, dass jetzt die Arbeit erst beginnt.
Mit einem strukturierten Onboarding-Prozess bringen Sie den neuen Kollegen schnell und effektiv auf Spur und sorgen dafür, dass er möglichst bald effektiv seinen Job erfüllen kann.
Das „An Bord Nehmen“ von neuen Mitarbeitern ist ein recht komplizierter Prozess geworden. War es in früheren Zeiten ein lakonisches „da ist Dein Arbeitsplatz und das ist das, was Du machen sollst“, kann sich eine Einarbeitung in heutiger Zeit oft über Wochen und Monate hinziehen. Entsprechend legen viele Firmen mittlerweile Wert darauf, dass ein Ablaufplan existiert, der dafür sorgt, dass ein neuer Kollege innerhalb kürzester Zeit möglichst effektiv seine Aufgaben erfüllen kann.
Schliesslich sind die Aufgaben für ein Onboarding tatsächlich umfangreich geworden. Da will ein Arbeitsrechner zur Verfügung stehen, der Kollege soll sich im Netzwerk anmelden können und natürlich auch die Rechte haben, um seine Aufgaben zu erfüllen. Er soll bestimmte eMails empfangen, auf die Daten seiner Abteilung zugreifen können und natürlich auch seine eigenen erstellten Dateien am richtigen Ort abspeichern können. Dann gibt es noch einen Zugriff auf das unternehmensinterne Intranet, eventuelle Schulungen und Zugang zum Firmengebäude sollte auch gewährt werden.
Dann soll der neue Mitarbeiter natürlich auch in seine direkten Aufgaben eingeführt werden. Der Zugriff auf – die hoffentlich vorhandene – interne Dokumentationen sollte vorhanden sein. Kollegen, die ohnehin schon einen begrenzten Terminplan haben, Vorgesetzte mit noch begrenzterem Terminplan, die Zugänge genehmigen müssen … und irgendwann sollte „der Neue“ auch erfahren, wo die Kaffeemaschine steht.
Dieser Prozess wird aufwändiger mit zunehmender Firmengrösse und kann sich tatsächlich schon über Monate hinwegziehen. Was meist ärgerlich und frustrierend für alle Beteiligten ist, schliesslich will man ja letztlich doch nur seine Aufgaben ordentlich erledigen und vielleicht auch der Firma ein wenig Geld einbringen.
Findige Köpfe beschäftigen sich heutzutage mit komplizierten Prozessabläufen, um diesen Prozess möglichst „schmerzfrei“ zu gestalten. Ein fehlendes oder fehlerhaftes Onboarding kann immense Kosten für die Firma verursachen. Gerade im IT-Bereich ist der Aufwand immens. Denn im Rahmen dieser Zeit ist der neue Mitarbeiter nur bedingt einsatzfähig. Das gilt gerade für Freelancer, die durch verschiedene Compliance-Richtlinien ohnehin begrenztere Rechte haben, als reguläre Mitarbeiter. Die Frustration in diesem Bereich ist wohl niemandem fremd.
Mein schönstes Erlebnis beim Onboarding übrigens: Ich stand vor der Firmentür und wurde von einem Kollegen mit den freundlichen Worten begrüsst „Wer sind sie denn? Was für ein neuer Mitarbeiter?“